Idé blir till verklighet
Här kan ni kanske komma att behöva skala av lite på er drömform av den arrangörsidé ni har! Men låt er inte misströsta om så är fallet! Ni har siktat högt i flumfasen och det ni gör kan bli lysande även om inte alla ursprungliga idéer genomförs i slutändan!
Viktigt! Det kan komma att bli mer arbete än vad som kunnat förutses i flumfasen. Peppa varandra, hjälps åt då blir resultatet bäst!
Hur kan ni dela upp arbetet mellan er och samarbeta kring ert arrangemang? Alla är delaktiga men någon har huvudansvar i de olika delarna.
Exempel på ansvarsdelar
Projektledare – planerar och samordnar och ser till att allt blir gjort
Ekonomiansvarig – håller koll på ekonomin
Marknadsförare – ser till att material finns att sprida information om arrangemanget.
Artistansvarig – kontaktar, bokar, tar emot artister
Säkerhetsansvarig – söker tillstånd, ser över säkerheten under arrangemanget
Hur ofta ska vi mötas? Hur ska vi kommunicera? Google drive? Chat?
Gör en tidsplan för när ni ska mötas, när saker behöver vara gjorda och sätt deadline. Med god tidsplanering från start till mål får ni jobbet gjort!
OBS! Allt tar längre tid än vad en tror!
Omvärldsbevaka
Vad pågår samtidigt i och runt stan?
För att få så många deltagare eller publik som möjligt till just ert arrangemang är det viktigt att ni undersöker vad som är planerat i er närhet vid tiden för ert tänkta arrangemang. Ta kontakt med turistbyrån och andra som kan tänkas ha överblick på stadens arrangemang.
Är det andra arrangemang som sker samtidigt som krockar med ert kan ni samverka?
Görs det liknande arrangemang på andra platser i Sverige, Europa, världen? Härma! Sno idéer och se vad som funkar på andra platser. Finns det fler som gör samma sak som ni så ta hjälp av varandra!
Samarbete med andra?
Om det arrangemang ni tänkt er kräver att ni samarbetar med föreningar, enskilda individer, organisationer, skolor eller andra så är det viktigt att ni tidigt tar kontakt med dem och tar reda på om samarbete är möjligt.
Behöver vi söka tillstånd?
Om ert arrangemang är planerat att genomföras inomhus bör ni boka/ordna lokal. När ni har en lokal klar ska ni se vad som redan finns där och vad ni behöver skaffa för att komplettera befintlig utrustning, eller personal, tex. tekniker. För att ni ska ha bästa förutsättningar i detta steg bör ni gemensamt planerat noga exakt vad som behöver finnas där ni ska arrangera. Om ni ska arrangera utomhus bör ni kontakta kommunen och polisen för att ta reda på om ni behöver söka tillstånd. Det är också alltid bra att prata med nära grannar till utomhusplatser där t ex konserter eller föreställningar ska arrangeras. Behöver ni tillgång till el, vatten, stora ytor, möbler, toaletter, etc…? Undersök om det finns tillgängligt. Om inte, ta reda på vad det kostar att skaffa det ni behöver.
Krav – rättigheter, skyldigheter
För att allt ska gå säkert till väga vid ert arrangemang skall ni undersöka vilka krav som ställs på er som arrangörer på just den plats ni befinner er på och för just det slags arrangemang ni ordnar. Krav gällande t ex brandsäkerhet, hur många som får vistas i ev. lokaler, om ni ansvarar för städning efter avslutat arrangemang, vad som händer om någon skadar sig under ert arrangemang, vad ni får lov att sälja under arrangemanget osv.
Alternativ fördjupning
Styrkor, svagheter, hot och möjligheter – SWOT
Att göra en SWOT är ett bra sätt att se arrangemangets möjligheter och styrkor för att kunna konkurrera med andra arrangemang. Det är även bra för att kunna upptäcka hinder vid ett tidigt stadium som då lättare kan undvikas.
