Från flum till konkretiserandet…

Ni har redan samlat på er mycket material som ni nu kan föra över till projektplanen. I projektbeskrivningen ska ni fånga läsarens uppmärksamhet, ge en tydlig bild över projektet och ge de som läser en känsla av ert engagemang. Den ska helst gå att skicka som bilaga till bidragsansökningar, till sponsorer, tänkta samarbetspartners och andra intressenter.

Beskrivningen är också ett bra sätt att formulera alla viljor i arrangörsgruppen och se till att ni har ett gemensamt och tydligt mål. En kan lätt tro att alla har samma vision och när det sen kommer till kritan visar det sig att en tänkt olika, vilket kan leda till problem.

När ni söker bidrag hos en organisation finns det oftast en mall att fylla i. Då kanske det inte går att skicka exakt den projektbeskrivning som redan gjorts, tänk därför på att spara din projektbeskrivning både som PDF och i ett redigerbart dokument (t.ex. Word eller pages) så att ni kan klippa och klistra så att den passar organisationens mall eller bifoga som kompletterande bilaga.

Gör så här:

Börja projektbeskrivningen med något som får läsaren att bli glad, pirrig och/eller intresserad av att läsa vidare och gräva djupare i projektet. Fånga känslan i det ni vill göra och försök få läsaren att dela den ivrighet och pepp som ni själva förmodligen känner.

Gå sedan vidare genom att berätta konkret vad det är ni ska göra. Skriv det så tydligt ni kan, och checka gärna av så att ni fått med det här:

Vad kallar ni projektet? Vad ska ni göra?

Beskriv ert arrangemang, vad det ska innehålla, t ex vilken slags scenkonst ni vill presentera, hur det ska se ut, kännas och låta där. Berätta vad som är speciellt med ert arrangemang.

Var ska ni göra det?

Berätta vilken plats och ort ni ska genomföra ert/era arrangemang på.

Vilka ska komma?

Beskriv vilken målgrupp ni har. Alltså vilka ni vill ska komma till arrangemanget. Det kan vara en viss åldersgrupp, en grupp människor som intresserar sig för en viss sak, människor med en viss livsstil, politisk åsikt eller ett yrke osv.

Varför?

Vad är syftet med att ni gör detta? Varför vill ni t ex starta en folkmusikklubb? Och vad hoppas ni uppnå med det? Vad är ert mål?

Tid

Hur många arrangemang och vilken tidsperiod omfattar den här projektbeskrivningen? T.ex. “En festival under 3 dagar, sommaren 2019” eller “Vid ett tillfälle under Pridefestivalen 2018”.  Berätta gärna om hur ni tänkt kring framtiden i er projektbeskrivning, kanske planerar ni redan nu att fortsätta arrangera.

Kontakt

Sist men inte minst! – kom ihåg att tydligt skriva kontaktuppgifter som telefonnummer och adress samt hemsideadress, om ni har det. Ange helst bara en person som kontakt, då det blir tydligast för läsaren.

Budget

Ekonomi är en viktig del av projektplanen.
Inom det närmaste kommer ni behöva ta reda på vad allt det ni tänker göra kostar, en budget alltså! Vad kostar en lokal att hyra? Vad kostar tillstånd? Vad kostar en artist?

För att ha kontroll över ekonomin och skapa balans mellan intäkter och utgifter behöver ni ta reda på hur ni gör en budget. Sätt gärna upp en så detaljerad budget som möjligt tidigt i arrangörsarbetet.

Länk: Budgetmall

Arvode: Betalning till artisten som ni har engagerat i ert arrangemang.
Betalning upp till 999kr/år är skattefritt. Är betalningen över denna summa rekommenderar vi att du samverkar med en organisation. Annars ta kontakt med skatteverket. Läs mer här

Faktura:
Ett skriftligt krav på betalning.
Skriv ett kontrakt med de parter som ska medverka, för lokalen eller spara mailkonversationer där det framgår vad ni bestämt gällande datum, tid, genomförande. Detta för att vara säker på att det kommer genomföras som ni vill mot den betalning ni kommit överens om.

Länk: Exempel på kontraktsmall

Fördjupningsmaterial:
Läs mer här

Tidsplan

Tidsplan är viktig för att ni ska kunna ha överblick över er tid, vara medvetna om när ni behöver göra allt för att allt ska hinnas med. Använd förslagsvis en kalender. Gå igenom hur mycket tid ni har till att förbereda allt, planera in veckovis och månadsvis när ni t ex behöver boka lokal, söka sponsorer, söka pengar, kontakta artister etc.

En fördel är att börja från tidpunkten då arrangemanget ska ske och sedan gå baklänges.

Ha en gemensam kalender för projektet, se till att alla vet vad som ska göras vecka för vecka!

Länk: Mall för tidsplan

Stora delar av denna text kommer från www.arrangorshandboken.se/innan/projektbeskrivning/

Ta nästa steg!